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Politique de protection des données à caractère personnel

1. Général

La présente Politique de protection des données à caractère personnel (ci-après « Politique ») établie en vertu du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD ») est destinée à tous les clients de FBK, à tous les visiteurs du site internet de FBK (https://fbk.lu/) et à toutes les personnes prenant contact avec FBK (p.ex. via le site internet de FBK (https://fbk.lu/), téléphone ou courrier électronique) (ci-après « vous », « votre » ou « vos »).


La présente Politique régit le traitement, y compris la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation et la protection (ci-après « traitement ») de vos données à caractère personnel qui sont traitées par FBK (ci-après « données personnelles ») lorsque FBK vous rend des services, vous visitez le site internet de FBK (https://fbk.lu/) ou vous prenez contact avec FBK (ci-après « votre relation avec FBK »).

2. Responsable du traitement

La Fiduciaire Benoy Kartheiser S.C., une société civile constituée en vertu des lois luxembourgeoises et inscrite au registre du commerce et des sociétés de Luxembourg sous le numéro E1868, établie et ayant son siège social à 24, rue Saint Mathieu, L-2138 Luxembourg (« FBK ») est l’entité juridique responsable du traitement de vos données personnelles dans le cadre de votre relation avec FBK. 

En conséquence, le traitement de vos données personnelles par FBK est soumis aux lois et règlements du Grand-Duché du Luxembourg. 

Le respect et la protection de votre vie privée sont essentiels pour FBK. Ainsi, FBK prend toutes les mesures de sécurité nécessaires pour protéger vos données personnelles contre tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisé(e) des données personnelles. Les efforts de FBK pour protéger vos données personnelles sont en tout état de cause encadrés par les règles du secret professionnel auxquelles FBK est soumis en sa qualité de fiduciaire-membre de l’Ordre des Experts-Comptables de Luxembourg.

3. Traitement de vos données personnelles

3.1. Données personnelles que FBK traite

FBK traite les données personnelles fournies directement par vous dans le cadre de votre relation avec FBK.

Les catégories de données personnelles que FBK traite dépendent du contexte spécifique de chaque mission et situation. FBK n’est pas en mesure de contrôler le volume, l’étendue ou la nature des données personnelles qui sont fournies à FBK. Néanmoins, FBK s’efforce de traiter vos données personnelles uniquement dans le respect des principes de protection des données personnelles applicables. Ainsi, veuillez s.v.p. fournir à FBK que les données personnelles nécessaires à l’objectif visé (minimisation des données personnelles).

FBK est également susceptible de traiter des données personnelles collectées auprès d’autres sources comme notamment les cookies qui sont susceptibles d’être collectés depuis des réseaux sociaux. Pour plus d’informations sur les cookies et pour paramétrer vos préférences sur les cookies, veuillez s.v.p. vous référer à la Politique des cookies (https://fbk.lu/politique-de-cookies/).

FBK est également susceptible de traiter des données personnelles collectées auprès de sources accessibles au public (p.ex. les Luxembourg Business Registers, la presse ou des sites internet), de vos autres prestataires de service, d’administrations publiques ou des douanes (p.ex. Administration des contributions directes, Centre commun de la Sécurité sociale) lorsque cela est nécessaire pour les finalités décrites au point 3.5. ci-dessous. Ces données personnelles peuvent consister notamment en des données personnelles d’identification (p.ex. nom, prénom, genre, date et lieu de naissance), des données personnelles liées à votre ménage (p.ex. nom, prénom, date et lieu de naissance de votre partenaire et de vos enfants), des données personnelles de contact (p.ex. adresse postale, adresse email, numéro de téléphone), des données personnelles concernant votre travail (p.ex. poste, rémunération, heures de travail, congé) et d’autres données personnelles nécessaires pour les finalités décrites au point 3.5. ci-dessous.

3.2. Tenir vos données personnelles à jour

Vous êtes responsable de tenir vos données personnelles à jour et d’informer FBK de tout changement y afférent.

3.3. Conséquences possibles d’un refus de fournir vos données personnelles

Le refus de fournir les données personnelles demandées par FBK risque d’entraver votre relation avec FBK et notamment la prestation de services par FBK.

3.4. Bases juridiques permettant à FBK de traiter vos données personnelles

Lorsque FBK vous rend des services, le traitement de vos données personnelles par FBK est licite alors que :

  • le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
  • vous avez donné votre consentement (explicite) au traitement de vos données personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
  • le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle FBK est soumise ;
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par FBK ou par un tiers tels que plus amplement définis dans le cadre du point 3.5. ci-après (à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection des données personnelles) ;
  • le traitement est nécessaire aux fins de l’exécution des obligations et de l’exercice des droits propres à FBK ou à vous en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, dans la mesure où ce traitement est autorisé par le droit de l’Union, par le droit d’un État membre ou par une convention collective conclue en vertu du droit d’un État membre qui prévoit des garanties appropriées pour vos droits fondamentaux et vos intérêts ;
  • le traitement porte sur des données personnelles qui sont manifestement rendues publiques par vous ; ou
  • le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

Lorsque vous visitez le site internet de FBK (https://fbk.lu/), le traitement de vos données personnelles par FBK est licite alors que :

  • vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques ; ou
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par FBK ou par un tiers tels que plus amplement définis dans le cadre du point 3.5. ci-après (à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection des données personnelles).

Lorsque vous prenez contact avec FBK, le traitement de vos données personnelles par FBK est licite alors que le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par FBK ou par un tiers tels que plus amplement définis dans le cadre du point 3.5. ci-après (à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection des données personnelles).

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (p.ex. en ce qui concerne certains cookies), vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait de consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le prédit retrait.

3.5. De quelle manière FBK traite vos données personnelles

Lorsque FBK vous rend des services, FBK traite vos données personnelles à des fins diverses, en particulier :

  • pour exécuter les missions et contrats de prestation de services ;
  • pour exécuter les instructions et transactions demandées par vous ;
  • pour communiquer avec et vous fournir les informations et conseils demandés ;
  • pour la gestion contractuelle et administrative de votre dossier client ;
  • pour gérer la clientèle de FBK ;
  • pour répondre à des demandes des autorités publiques et gouvernementales ; 
  • pour faire respecter la présente Politique ainsi que les conditions générales ;
  • pour protéger FBK et ses opérations, ses droits, sa sécurité, sa propriété (y compris propriété intellectuelle) et ceux de sociétés liées à FBK ou faisant partie du même groupe que FBK ou de leurs partenaires (ci-après « partenaires ») ; 
  • pour protéger vos droits, votre sécurité ou votre propriété ou ceux d’autrui; 
  • pour répondre aux obligations légales, réglementaires ou fiscales auxquelles FBK est soumis ;
  • pour permettre à FBK d’exercer les actions et voies de recours disponibles ;
  • pour éviter toute violation de données ou tout contournement des mesures de sécurité ou pour atténuer leurs possibles effets négatifs ;
  • pour réaliser des analyses de données et des audits ;
  • à des fins de résolution et de gestion de problèmes ou de litiges ;
  • dans le cadre de contrôles éventuels d’administrations ou d’autorités ; 
  • pour améliorer les services de FBK et en développer de nouveaux ; ou
  • à des fins statistiques.

Lorsque vous visitez le site internet de FBK (https://fbk.lu/), FBK traite vos données personnelles à des fins diverses, en particulier :

  • pour protéger FBK et ses opérations, ses droits, sa sécurité, sa propriété (y compris propriété intellectuelle) et/ou ceux de sociétés liées à FBK ou faisant partie du même groupe que FBK ou de leurs partenaires (ci-après « partenaires ») ; 
  • pour protéger vos droits, votre sécurité ou votre propriété ou ceux d’autrui; 
  • pour répondre aux obligations légales, réglementaires ou fiscales auxquelles FBK est soumis ;
  • pour éviter toute violation de données ou tout contournement des mesures de sécurité ou pour atténuer leurs possibles effets négatifs ;
  • pour réaliser des analyses de données et des audits ;
  • à des fins de résolution et de gestion de problèmes ou de litiges ;
  • dans le cadre de contrôles éventuels d’administrations ou d’autorités ; 
  • pour améliorer les services de FBK et en développer de nouveaux ; ou
  • à des fins statistiques.

Lorsque vous prenez contact avec FBK, FBK traite vos données personnelles à des fins diverses, en particulier :

  • pour communiquer avec et vous fournir les informations et conseils demandés ;
  • pour faire respecter la présente Politique ainsi que les conditions générales ;
  • pour protéger FBK et ses opérations, ses droits, sa sécurité, sa propriété (y compris propriété intellectuelle) et/ou ceux de sociétés liées à FBK ou faisant partie du même groupe que FBK ou de leurs partenaires (ci-après « partenaires ») ; 
  • pour protéger vos droits, votre sécurité ou votre propriété ou ceux d’autrui; 
  • pour répondre aux obligations légales, réglementaires ou fiscales auxquelles FBK est soumis ;
  • pour permettre à FBK d’exercer les actions et voies de recours disponibles ;
  • pour éviter toute violation de données ou tout contournement des mesures de sécurité ou pour atténuer leurs possibles effets négatifs ;
  • pour réaliser des analyses de données et des audits ;
  • à des fins de résolution et de gestion de problèmes ou de litiges ;
  • dans le cadre de contrôles éventuels d’administrations ou d’autorités ; 
  • pour améliorer les services de FBK et en développer de nouveaux ; ou
  • à des fins statistiques.

4. Vos droits liés à la protection des données personnelles

4.1. Vos droits d'accès, à la rectification, à la limitation du traitement et à l'effacement de vos données personnelles & votre droit à la portabilité de vos données personnelles

Vous avez, dans les limites des lois applicables en matière de protection des données personnelles, le droit d’accès à, de rectification de ou à l’effacement de vos données personnelles et le droit à la limitation de leur traitement.

Vous avez aussi, dans les limites des lois applicables en matière de protection des données personnelles, le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et le droit de leur transmission à un autre responsable du traitement de votre choix lorsque cela est techniquement possible.

4.2. Votre droit d'opposition

Vous avez, dans les limites des lois applicables en matière de protection des données personnelles, le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles que FBK traite aux fins de ses intérêts légitimes définis dans le cadre du point 3.5. ci-avant, à moins qu’ils existent des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés ou que le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

4.3. Général

Pour exercer vos droits en matière de protection des données personnelles décrits au présent point 4., vous pouvez contacter FBK en envoyant un courrier électronique à info@fbk.lu. Veuillez s.v.p. indiquer clairement dans votre demande quelles données personnelles vous souhaitez accéder, rectifier, effacer ou transmettre, quel traitement de données personnelles vous souhaitez limiter ou auquel traitement de données personnelles vous souhaitez vous opposer.

Veuillez s.v.p. noter que vos droits en matière de protection des données personnelles ne sont pas absolus et il se peut que, conformément aux lois applicables, vos demandes quant à l’exercice de vos droits soient refusées. Dans pareil cas de figure, FBK vous fournira toutefois les raisons du rejet de votre demande.

FBK traite votre demande dès que cela est raisonnablement possible et vous informera sur l’(es) action(s) prise(s) dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre (vos) demande(s). Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de votre (vos) demande(s). Dans pareille hypothèse, FBK vous informera de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Dans l’éventualité où FBK a décidé de ne pas donner suite à votre demande ou n’a pas traité votre demande dans les délais susmentionnés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité nationale de contrôle compétente (voir point 11. ci-après).

5. Divulgations de vos données personnelles

Par principe, FBK ne vend, loue, partage, divulgue pas (ci-après « divulguer ») vos données personnelles à des fins commerciales et les données personnelles sont exclusivement destinées à FBK. 

Néanmoins, FBK a le droit de divulguer vos données personnelles à des tiers privés ou publics si une des bases juridiques décrites au point 3.4. ci-avant est applicable. 

Les catégories de destinataires de vos données personnelles sont le cas échéant : 

  • les sous-traitants de FBK ;
  • les avocats de FBK ;
  • les administrations publiques ou les douanes (p.ex. Administration des contributions directes, Centre commun de la Sécurité sociale) ;
  • les curateurs ;
  • les organismes de recouvrement ;
  • les réseaux sociaux (par le biais de cookies).

6. Transferts internationaux de vos données personnelles

Par principe, vos données personnelles sont traitées au sein de l’Union européenne, voire sur le territoire du Grand-Duché de Luxembourg.

FBK peut toutefois transférer vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (à savoir dans des « pays tiers ») conformément à la législation applicable en matière de protection des données personnelles. FBK peut donc transférer vos données personnelles vers des pays tiers notamment si des garanties appropriées sont mises en place. 

Dans ce cas, FBK transfert les données personnelles sous le biais d’un contrat signé entre FBK et ces sous-traitants (basé sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne), ces derniers sont obligés à ne traiter les données personnelles divulguées que sur instruction de FBK, conformément à la présente Politique et en application de mesures de sécurité et de confidentialité appropriées. Si vos données personnelles sont transférées à un sous-traitant situé dans un pays tier, vous avez le droit d’obtenir une copie du contrat signé en envoyant un courrier électronique avec votre demande à info@fbk.lu.

7. Fusion ou acquisition

Dans l’hypothèse où FBK fusionne avec une autre personne morale ou entité, de quelle forme qu’elle en soit, ou si FBK est partiellement ou entièrement acquis par pareille personne morale ou entité, cette personne morale ou entité est autorisée à traiter vos données personnelles conformément à la présente Politique.

8. Conservation de vos données personnelles

Sans préjudice du droit d’effectuer un traitement ultérieur de vos données personnelles à des fins qui ne sont pas incompatibles avec la finalité initiale, et sous réserve des obligations légales, réglementaires ou fiscales auxquelles FBK est soumis, FBK conserve vos données personnelles sous une forme permettant l’identification pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités décrites au point 3.5. ci-avant.  

Si la conservation de vos données personnelles n’est plus nécessaire, y compris pour les obligations de documentation de FBK conformément aux délais de prescription applicables (sous réserve de leur interruption ou en cas de litige), FBK procède à l’effacement de vos données personnelles de manière sécurisée.

9. Disponibilité et mises à jour de la présente Politique

La présente Politique est mise à votre disposition sur le site internet de FBK (https://fbk.lu/). 

FBK se réserve le droit de réviser, changer, modifier, mettre à jour, compléter, ajouter ou supprimer des parties de la Politique, à tout moment et à son entière discrétion. La version à chaque fois applicable sera disponible sur le site internet de FBK (https://fbk.lu/).

10. Sites internet externes

Le site internet de FBK (https://fbk.lu/) peut fournir des références ou des liens vers d’autres sites internet ou services en ligne ou faciliter l’accès à d’autres sites internet ou services en ligne (ci-après « Sites Internet Externes »). 

FBK ne contrôle pas ces Sites Internet Externes ou quelconques de leurs contenus et FBK ne peut en aucun cas de figure être tenu responsable pour des Sites Internet Externes auxquels FBK fait référence ou fournit un lien, que ce soit de manière directe ou indirecte. En particulier, FBK ne peut en aucun cas de figure être tenu responsable pour le contenu des Sites Internet Externes, pour quelconque information qui y est affichée, pour leurs politiques, normes de protection des données, promotions, produits, pratiques, services ou actions ou tout autre dommage, perte, défaillance ou problème causé par, ou lié aux Sites Internet Externes.

Veuillez s.v.p. noter que l’inclusion d’un lien ou de quelconque référence au sein du site internet de FBK (https://fbk.lu/) n’implique pas l’approbation d’un Site Internet Externe par FBK et il reste que ces Sites Internet Externes ont des politiques de protection des données distinctes et indépendantes. Par conséquent, FBK vous encourage à prendre connaissance des politiques, règles, termes, pratiques de protection des données et règlements de chaque Site Internet Externe que vous visitez.

11. Questions ou réclamations

Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique ou besoin d’informations supplémentaires, vous pouvez contacter FBK en envoyant un courrier électronique à info@fbk.lu.

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (l’autorité de contrôle luxembourgeoise) ayant son siège à 15, Boulevard du Jazz L-4370 Belvaux (Luxembourg) si vous estimez que le traitement de vos données personnelles par FBK se fait en violation avec les dispositions du RGPD.

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